Насколько мне известно, лучшей crm для детского сада, считается https://perfectum.ua/industry-solutions/kindergarten . Из плюсов этой CRM, можно отметить возможность вести электронный документооборот. Также, что очень удобно, есть возможность работы на любом устройстве. Поэтому, думаю, что это программное решение, будет для вас оптимальным вариантом.